Quand évolution rime avec révolution

Devant les problèmes d’adaptation de leurs utilisateurs avec la nouvelle interface de MS-Office 2007, nombre d’entreprises ont décidé de se tourner vers OpenOffice.org. Il y a bien sûr l’intérêt financier avec la gratuité des licences mais également le fait que le traitement de textes Writer ou le tableur Calc ressemble étrangement à son vieux concurrent MS-Office 2003. Du coup, on croit gagner sur les deux tableaux : plus d’achat de logiciel et pas besoin de formation aux utilisateurs.

L’illusion de l’évolution

Ce dernier point est bien sûr faux. Il est illusoire de croire que OpenOffice.org est une copie de MS-Office. Passé le premier stade de découverte, l’utilisateur va vite se rendre compte qu’il a perdu ses repères. Les raccourcis ont changés, les assistants ont été remplacés par d’autres, les méthodes de fabrication habituels ne fonctionnent plus. Alors que faire ?

Céder à la pression des utilisateurs

C’est ce qui arrive dans beaucoup de structures, on revient en arrière sous la pression des utilisateurs. On ressort alors des placards le CD de MS-Office 2003 et on réinstalle sur les postes pour calmer les esprits. Il s’agit pourtant d’une poignée de réfractaires qui diffuse allègrement la rumeur « OpenOffice, c’est du libre gratuit mais ça reste beaucoup moins bien ». Puis, on glisse vers « qu’est ce que l’on perd comme temps, revenons à notre bon vieux Word / Excel / Powerpoint ». Je passe bien sûr le fait que le CD d’origine était valable pour 5 installations et qu’au final, il aura servi à beaucoup plus.

L’impasse de la régression

Savez-vous que Microsoft a arrêté en avril 2009 le support de MS-Office 2003 ? Cela veut dire qu’il n’y a plus d’évolution et surtout plus aucun correctif. Sauf, si vous avez souscrit un contrat d’extension valable jusqu’en 2014, vous risquez des failles de sécurité dans votre système informatique. Autre problème, la pérennité de vos données puisque le format DOC / XLS / PPT n’est plus maintenu et remplacé par le OOXML de MS-Office 2007. A trop attendre, vous risquez là aussi de ne plus pouvoir ouvrir de vieux documents. C’est ce qui arrive par exemple, pour les détenteurs de MS-Works qui n’ont plus le logiciel parce que Microsoft a décidé d’en arrêter la diffusion. Autre cas, les utilisateurs de MS-Outlook 2000 qui ne peuvent plus l’installer sur le nouveau système Windows 7 et qui perdent ainsi leurs messages et leur carnet d’adresses.

L’évolution doit rimer avec formation

En conclusion, OpenOffice.org n’est pas un clone. C’est une suite bureautique à part entière qu’il faut également maîtriser par de la formation aux utilisateurs. Vouloir faire l’impasse dans ce domaine vous mènera à l’échec.

Pour vous donner une idée quant à l’impact d’une migration, je vous invite à lire ce document. Il date un peu mais le processus est toujours d’actualité.

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